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Gestão Documental de Frotas, tudo o que você precisa saber sobre

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A Gestão Documental de Frotas, apoio o segmento de Locadoras, Frotistas e Empresas que precisam ganhar escala e controle de todos os processos que evolvem uma boa gestão.

O mercado de frotas em 2019, alcançaram números expressivos em 2019.

O setor teve bons motivos para comemorar, atingindo a receita bruta recorde de R$ 21,8 bilhões, cerca de 42,5% maior que 2018, segundo dados divulgados pela ABLA (Associação Brasileira de Locadoras de Automóveis).

Este crescimento, reflete em todo o setor, que geram mais empregos e também volume de negócios na casa dos 541,3 mil veículos.

Ao mesmo tempo, toda esta movimentação, também surge a demanda no controle e na gestão documental desta frota, já que ao comprar um veículo, ainda assim, ele passa por uma série de processos burocráticos antes de chegar ao condutor.

Como por exemplo o registro e o primeiro emplacamento e assim que ele estiver pronto para rodar, é preciso fazer o controle de IPVA, Licenciamento, Multas e Gestão de Condutor, isto é Gestão Documental de Frotas.

 

Serviço de Gestão documental de Frotas

  • Gerenciamento de Frotas
  • Gestão de CNH e Condutor
  • Licenciamento Anual Frotas
  • Gerenciamento de Frotas de Pesados
  • Multas NIC
  • Gestão de Multas
  • Recursos de Multas
  • Pagamento de IPVA e Tributos
  • Placa Mercosul
  • Primeiro Registro e Emplacamento
  • Leaseback de Frotas

1) Eficiência no processo

Para garantir eficiência na Gestão documental de Frotas, a empresa deve contar com um sistema de gestão que permite um controle efetivo, como o armazenamento de documentos, que tenha fácil acesso para agilizar qualquer processo de pesquisa, um calendário acompanhado com primor para que impostos e documentações sejam pagas nas datas corretas, ainda assim, evitando assim juros e multas para a empresa.

Sabemos que todo processo de controle, por meio de relatórios, por exemplo, ganha eficiência e agilidade quando há união da habilidade humana que mapeia uma necessidade e lança mão da tecnologia. Para realizar uma gestão de frotas, temos a tecnologia como grande aliada. Seja como for, os sistemas são criados para facilitar o dia a dia do gestor de uma empresa. Todas as informações condizentes com o negócio de transporte de cargas podem ser registrados num sistema.

 

2) Qualidade Sempre

Falamos de forma geral sobre alguns itens que envolvem a gestão documental de frotas, mas há uma certificação, um selo que atesta que aquela determinada empresa é qualificada em seu sistema de gestão. Nesse sentido, estamos falando do ISO 9001, que é uma norma reconhecida internacionalmente e certifica o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) sobre os serviços e produtos oferecidos por uma empresa.

E qual é o objetivo? Garantir a satisfação dos clientes.
Em 2015, alguns parâmetros dessa certificação foram revisados, são eles:

  • Contexto da Organização
  • Liderança
  • Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade
  • Suporte
  • Operação
  • Avaliação de Desempenho
  • Melhoria

 

E porque ter a certificação ISO 9001 na gestão documental de frotas?

Com ela você ganha um diferencial competitivo no mercado. Já com o ISO 9001: 2015 você revalida sua certificação.

Uma coisa é você se organizar, replanejar, ser auditado e receber a certificação. Outro ponto muito relevante é a recertificação, que ocorre três anos após a certificação.

É nesse momento que a sua empresa demonstra que todas as etapas de qualidade, que foram definidas no sistema de gestão documental de frotas, estão condizentes e aplicadas no dia a dia da corporação.

Tanto na fase de certificação ISO 9001, quanto na recertificação ISO 9001:2015 você com certeza vai precisar de um parceiro para te ajudar em todo este processo, a Lumma Despachante possui uma equipe especializada e vai te ajudar a estruturar e implementar todos os processos necessários para a sua empresa ser certificada e re-certificada.

Assim como, nossa missão na gestão documental de frotas, é garantir todos os aspectos de segurança, controle, gestão e contingência para promover constante inovação na execução e gerenciamento dos processos.

 

 

3) Segurança de Informação e Dados

E a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), você sabe que a sua empresa precisa estar preparada para cumpri-la na

gestão documental de frotas?

Ao passo que, a regulamentação se refere a todas as empresas que coletam dados em nosso país. Ela foi baseada numa regulamentação Europeia, a GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados).

Segundo a regulamentação informações como cadastros federais, endereço, e-mail, entre outros, são considerados dados pessoais. Sendo assim, você precisa ter um comitê que garanta a segurança desses dados.

A Lumma Despachante é a primeira empresa do segmento com esta chancela para a Lei Geral de Proteção de Dados na gestão documental de frotas.

Frequentemente, a empresa vem se preparando desde 2019 para auxiliar você a implementar todos os itens atribuídos à nova lei.

Por exemplo, com o apoio da Lumma, você garantirá operações dos dados de forma segura na sua gestão documental de frotas, entenderá tudo o que envolve essa nova lei e evitará as multas, que variam de 2% da receita anual da empresa a 50 milhões, dependendo da infração cometida.

Em todo o processo de adequação para a nova lei, a Lumma Despachante, juntamente com, conta com a expertise da McAfee, empresa americana de informática e segurança.

 

Conclusão

A ideia deste artigo foi te dar uma visão geral das questões que envolvem a Gestão documental de Frotas, ou seja, você pode analisar que o negócio envolve desde o registro de documentos, relatórios, pagamentos de tributos, emplacamento, gestão de toda documentação, multas, além do acompanhamento das leis que envolvem o mercado, de modo que a sua empresa esteja sempre conforme a legislação vigente.

Em 22 anos, atuando no mercado de gestão documental de frotas, a Lumma Despachante desenvolve estratégias, processos, sistematiza informações para que você tenha uma entrega excelente, garantindo uma melhor experiência para seus clientes, gerando assim resultados sustentáveis e duradouros.

Se você gostou desse artigo e quer continuar acompanhando tudo sobre a gestão documental de frotas, nos siga nas redes sociais através do LinkedIn!


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