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Gestão Documental de Frotas e Pesados – 5 Dicas incríveis

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Toda gestão de documentação de frota e pesados, buscam o aumento de produtividade e redução de custos, desta forma, ficar atento com a gestão de documentos é de extrema importância. O trabalho de um despachante especialista em gestão de frotas faz toda a diferença para a produtividade da sua empresa.

Falando em multas, por exemplo, empresários que atuam no setor de transporte de cargas sabem que este é um desafio que precisa ser gerenciado com muita eficiência. Perder dinheiro com multas e documentação de frota irregular, pode impactar muito o resultado financeiro de uma empresa.

Documentos em dia evitam prejuízos e garantem uma empresa mais lucrativa. A atividade de um despachante especialista que atua com gestão documental de frotas e pesados é essencial para o sucesso da sua operação.

Para te exemplificar alguns itens que envolvem essa gestão, fique por dentro.

Tenha estabelecida uma política para a condução da sua frota

Multas fazem parte do cotidiano de uma empresa de frotas. Entretanto, gerenciar e trabalhar para minimizá-las é muito importante.

É possível que algumas multas sejam descontadas do condutor. Porém, para que isso ocorra é necessário que tudo seja acordado e comunicado previamente.

Organize em sua empresa uma política de frotas para uma gestão documental de frotas e pesados. E o que deve constar nesse documento?

Como o condutor deve zelar pelo veículo, por mais que as regras de trânsito são estabelecidas e informadas, no momento que ele tira sua CNH, sempre é bom reforçar que o motorista cumpra o que é estabelecido pela legislação.

Deixe claro horários de circulação, velocidade que deverá manter, cuidados com o veículo da empresa, etc.

Toda vez que você comunica com clareza, você se respalda para aqueles momentos em que você vai precisar cobrar a boa conduta do motorista.

Então, faça uma reunião com as pessoas que representam as diversas áreas da sua empresa e organize quais normas devem constar na política de gestão documental de frotas e pesados, registre e a torne acessível para todos, principalmente para os condutores.

 

Tenha backup da documentação de sua frota

Antecipadamente, faça backup de tudo, de contratos, cópias das documentações dos condutores, entre outros.

Digitalizar a documentação de sua frota auxilia muito na hora que você for precisar deles para uma tomada rápida de decisão. Além de evitar armazenamento em arquivos físicos, que não são práticos e são mais vulneráveis a serem danificados.

 

Acompanhe sempre a situação através da gestão de CNH dos motoristas

Saber a situação da CNH de cada motorista que trabalha para você é muito importante e faz parte da gestão ter este controle.

Fazer o controle da gestão de CNH e a situação da carteira de toda a equipe não é tarefa fácil, mas, tem de ser feita para quem quer ter o controle da gestão documental de frotas e pesados.

Mantenha um controle constante, até porque, imagine uma carreta na estrada, carregada com a mercadoria e o motorista com a carteira em situação desregular, problemão, não é mesmo?

Tenha um acompanhamento frequente com a gestão de CNH.

 

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Tenha a gestão de multas. Quem, quando, qual infração?

Vamos focar apenas em uma multa para exemplificar. Multas tipo NIC (Não identificação do condutor) podem ser duplicadas, então, fuja delas.

A princípio, essa multa NIC pune a pessoa jurídica caso o condutor não seja identificado no prazo de 15 dias após o comunicado da infração.

As empresas que atuam no setor de transporte de cargas e gestão documental de frotas e pesados, muitas vezes têm o veículo sendo conduzido por mais de um motorista e a prevenção quanto à multa NIC traz redução de custos.

No caso do recebimento de uma multa NIC, é muito importante que seja realizada a identificação rápida do condutor para que as devidas medidas na gestão de multas sejam tomadas.

A multa NIC se não for quitada na data correta pode se tornar um transtorno para a empresa. Caso haja repetição da mesma infração, o valor da multa pode dobrar, triplicar e por assim vai.

A gestão documental de frotas e pesados resolve todos estes assuntos relacionados a gestão de multas para você e seu condutor.

Por isso, tenha sempre registrado quem está em cada veículo, em cada dia, trajeto, etc. Assim, ocorrendo infração, você terá como agir no prazo correto e evita perder dinheiro.

 

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Tenha a gestão eletrônica de documentos

Você já digitalizou a documentação, nomeou tudo, otimizou, determinou quem pode ter acesso a quais documentos, e por aí vai.

Além disso, com essa ação você ganhou eficiência. Fica muito mais fácil administrar a sua gestão documental de frotas e pesados, quando tudo está organizado dentro de processos digitais.

Uma vez que falamos em digitalizar, logo vem em nossa mente sistema, tecnologia, ou seja, usar a tecnologia a favor da sua empresa.

Você pode contar com empresas especialistas em gerenciamento de documentação de frotas. Afinal, não estamos falando de alguns veículos pesados na rua, estamos diante de empresas de frotas, trabalho em grande escala.

 

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Conte com um despachante especialista em gestão documental de frotas e pesados

A Lumma Despachante atua há 22 anos com a gestão da documentação de frotas. Nossos clientes são seguradoras, bancos e financeiras que precisam de uma gestão e controle eficiente de seus veículos.

Com um time de 120 colaboradores temos por objetivo oferecer um serviço de qualidade, inovador e humanizado. Nessas mais de duas décadas de atuação firmamos parcerias duradouras, gerando mais resultados aos nossos clientes.

Entre em contato conosco e conheça os nossos serviços em gestão documental de frotas e pesados.

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